Lo smart working è diventato una vera e propria esigenza per le aziende al fine di tutelare la salute dei propri clienti e dei propri dipendenti o collaboratori durante l'epidemia da Coronavirus. Il governo Italiano raccomanda il massimo utilizzo di questa modalità di lavoro per limitare gli spostamenti di persone e contenere il contagio.
Ma come si organizza un'agenzia immobiliare, nel pratico, per il lavoro agile?
Cominciamo da ciò che non è possibile fare: non si possono portare potenziali acquirenti a visitare le case in vendita.
Tuttavia grazie agli strumenti di smart working si può rimanere in contatto con clienti e collaboratori e portare avanti pratiche e trattative.
Anche se la sede è chiusa al pubblico con una semplice deviazione di chiamata dal telefono dell'ufficio a quello di un agente incaricato, si può rimanere disponibili per rispondere a domande, dubbi e richieste di chi chiama. Noi di Immobiliare Castelmaggiore facciamo ampio uso di software di videoconferenza, come Skype e Zoom, non solo per le riunioni fra colleghi, ma anche per "incontrare" virtualmente i nostri clienti e i professionisti che collaborano con noi.
Le email possono essere lette anche dalla propria abitazione, sia via webmail, sia scaricando il proprio account di posta aziendale su mail client quali Thunderbird e Outlook. Tuttavia una soluzione ancora più avanzata ( ed è quella che abbiamo voluto implementare ) consiste nel fornire a ciascun agente immobiliare un accesso remoto e sicuro dal pc personale al computer aziendale. In questo modo è un po' come portarsi l'ufficio a casa: non solo si può leggere la posta elettronica, ma anche aprire i documenti salvati in archivio. Si hanno inoltre a disposizione tutti i software presenti sui computer dell'agenzia.
Abbiamo da tempo caricato i documenti essenziali per il nostro lavoro su server cloud: le versioni digitali di pratiche e altra documentazioni sono quindi accessibili in totale sicurezza in qualunque luogo e momento da parte dei nostri agenti immobiliari.
Affinchè lo smart working risulti efficace non basta avere gli strumenti giusti: occorre in primo luogo cambiare mentalità. Il lavoro agile non è solo una soluzione di emergenza: si tratta di una filosofia manageriale che mira a migliorare la produttività aziendale e la qualità della vita dei dipendenti e può non essere semplice da implementare. Lavorare da casa infatti garantisce grande flessibilità ed autonomia, ma comporta la necessità di una forte responsabilizzazione riguardo ai risultati.
Ecco alcuni consigli utili per chi si trova alla sua prima esperienza di smart working
In primo luogo, è bene non cedere alla tentazione di dormire un'ora di più o di lavorare fino a tardi alla sera: cercare di mantenere gli stessi orari dell'ufficio e un po' di regolarità aiuta ad essere produttivi senza stancarsi troppo. Vale lo stesso per le giornate di lavoro: meglio non strafare con gli straordinari e godersi il weekend
Non tutti hanno a disposizione uno studio in casa, ma è importante cercare di ritagliarsi uno spazio il più possibile adeguato all'attività d'ufficio: un angolo ampio e luminoso, comodo e tranquillo.Va bene concedersi un po' di musica di sottofondo, specie se classica o comunque "stimolante" per la concentrazione. Sono da evitare la tv e Netflix invece, perchè troppo invasivi: finiscono per distrarre e creare confusione mentale.
In ufficio è normale fare una pausa ogni tanto e lo stesso vale per il lavoro agile da casa: fa bene sgranchirsi le gambe, bere un caffè o fare uno spuntino veloce per recuperare le energie e fare ordine tra i pensieri.
Per comunicare tra colleghi, una chat può andare bene per un'esigenza rapida, ma per tutto il resto della comunicazione è consigliabile ricorrere ad una telefonata o ancora meglio videochiamare e organizzare web meeting: vedersi, seppur virtualmente, aiuta a capirsi meglio e ottimizza le decisioni.
A fine lavoro, è bene non passare altro tempo al computer: meglio rilassarsi con un hobby che tenga lontani dallo schermo del pc per dare modo alla mente di " staccare" dalla giornata lavorativa e al corpo di rilassarsi appieno.
Per chi volesse un memorandum dedicato allo smartworking da avere sempre con sè, abbiamo preparato un post instragram ad hoc!
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